Ook wie redelijk goed Engels spreekt, kan lang moeten nadenken bij het schrijven van een Engelstalige brief of e-mail. Nederlanders kunnen onbedoeld zeer direct overkomen op Engelssprekende contactpersonen. Hoe verwijs je netjes naar eerder contact en hoe sla je de juiste toon aan?
Een geschreven stuk tekst staat of valt met een correcte introductie. Met onderstaande tips en kernzinnen van onze trainer Norman, schrijf je een beleefde en correcte introductie voor iedere Engelstalige brief of e-mail.
Zo schrijf je een correcte introductie
Ik merk dat veel mensen moeite hebben met de introductie. Indien goed geschreven, bepaalt de introductie een groot deel van de inhoud. Klopt de introductie, dan volgen de conclusies automatisch. De introductie heeft in een e-mail drie belangrijke functies:
- Refereren aan eerder contact of een groter onderwerp (bijvoorbeeld: ons telefoongesprek van vanmorgen, of de nieuwe richtlijnen
- Benoemen van het doel van de e-mail: waarom schrijf je?
- Het zetten van de juiste toon.
Goede introducties voldoen in elk geval aan twee van deze drie functies. Met slechts een paar woorden, Thank you for your letter”, heb je de tweede en derde functie al gedekt. De standaardzin “With reference to your enquiry, I am pleased to inform you that …” voldoet aan alle drie.
1. Refereren aan eerder contact
- Further to … (your letter, our discussion, etc.)
- Thank you for your letter / email / phone call.
- With reference to …
- In connection with …
- Concerning / Regarding … (deze is minder formeel dan de hierboven genoemde voorbeelden en wordt vaker intern gebruikt)
- About … (informal; horizontal or downward)
2. Het doel van de e-mail of brief
Dit stuk volgt vaak direct op de referentie in dezelfde zin. Afhankelijk van de situatie kunnen deze zinsdelen bijvoorbeeld gevolgd worden door de volgende werkwoorden: inform, enquire, apply, invite, confirm, request.
- I am pleased / happy to …
- I regret to …
- This is just to …
- Here’s / Here are …
- I would like to …
- I am writing to
Probeer ‘floating facts’ te vermijden. Statements zoals “You asked us for …” or “You wanted / said …” zijn in het Nederlands misschien acceptabel, maar kunnen in het Engels overkomen als zeer direct of aanvallend. Schrijf je iemand echt om te vertellen wat hij of zij gedaan heeft? (Lees hier meer over culturele verschillen). Het is beter om de essentie te vangen en aan te vullen met iets dat voor de lezer nog niet bekend was. Bijvoorbeeld: With reference to your request for / comments about …, I am writing to …
3. Beleefheid / Toon / Vriendelijkheid
De hierboven genoemde zinnen zijn veelal voldoende beleefd. Waar het correcte en formele “I am writing to …” weinig vriendelijkheid met zich mee draagt, zetten “am pleased to”, “would like to” een wat persoonlijkere toon.
Je kunt een informele correspondentie uiteraard ook starten met een vriendschappelijk stuk, zoals “How are you?” of “Hope this finds you well.” Probeer directe vertalingen van ‘hierbij’ (zoals hereby of herewith) te vermijden. Voor native speakers is dit op zijn best zeer formeel of juridisch.
Lees hier meer tips over corresponderen in het Engels
Taaltest
Wat is uw kennis van de Engelse taal? Doe direct vrijblijvend de taaltest!
Correct Engels leren?
Voor het leren of bijspijkeren van Engelstalige schrijf- en spreekvaardigheden kunt u diverse trainingen volgen. Altijd maatwerk, waarbij uw wensen centraal staan. Interlingua biedt een compacte online crash course Zakelijk Engels van 10 uur waarin uw kennis en vaardigheden snel up-to-date zijn.
Een overzicht van ons aanbod:
› Zakelijk Engels
› Engels effectief schrijven
› Effectief presenteren in het Engels
› Engels voor secretaresses
› Financieel Engels
› Engels voor Customer Service
› Engels voor HR professionals
› Technisch Engels
Vragen
Heeft u vragen, wilt u de mogelijkheden eens rustig bespreken of een offerte op maat ontvangen? Onze accountmanager Bas van Eck staat u graag te woord en helpt u verder! Voor een vrijblijvend adviesgesprek belt u 088 – 02 88 070 of stuur uw bericht via de contactpagina.
