Leidinggeven aan een virtueel team
Werkt je team verspreid over de wereld en in verschillende tijdzones? Bijvoorbeeld de technici zitten in India, de projectleiders in Duitsland, Frankrijk en de Verenigde Staten en jij als manager in Nederland. Jullie werken dagelijks samen, maar wellicht hebben jullie elkaar (deels) nog nooit ontmoet.
Verschillen in achtergronden en talen binnen een team kan tot (ernstige) misverstanden leiden. Saamhorigheid creëren binnen een internationaal team, is een uitdaging maar wel cruciaal om de samenwerking succesvol te maken. Hoe doe je dat?
De voordelen van internationaal werken
- Internationaal werken stimuleert flexibiliteit en verhoogt de beschikbaarheid. Als het werk wordt verdeeld onder mensen in verschillende tijdzones, kan er 24 uur per dag aan een project worden gewerkt.
- Virtueel werken is een goede manier om kosten te besparen, voornamelijk reiskosten.
- Wanneer het lukt om cultuurverschillen te overbruggen, is werken met verschillende culturen motiverend en verrijkend. Dit biedt gelegenheid om best practices met elkaar te delen, om nieuwe werkmethodes te ontdekken en om eigen inzichten te verbreden.
De uitdagingen
Communicatie is lastiger vanwege taalverschillen en het gebrek aan persoonlijk contact en non-verbale communicatie. Hierdoor is het risico op misverstanden groter en minder merkbaar dan in traditionele teams. Dat kan leiden tot conflicten.
Door de afstand kan het lastig zijn om een oprechte teamspirit te creëren, met wederzijdse hulp, vriendschappen en verbinding. Men kan zich afgesloten voelen of gefrustreerd. Het is daarom van groot belang dat teamleden onafhankelijk zijn en zichzelf kunnen motiveren.
4 Tips en sleutels tot succes
Men moet altijd in het achterhoofd houden dat een team op afstand lastiger is om te managen dan een traditioneel team. Wees er bewust van dat wanneer nieuwe principes worden gevestigd, oude gewoontes altijd de neiging hebben om terug te komen. Het motiveren van mensen voor een gemeenschappelijk doel en het bouwen van vertrouwen is daarom cruciaal.
1. Aanpassen van de managementstijl
In sommige culturen verwachten mensen van hun manager dat ze directe controle over hun team hebben. Dit is bij internationaal management niet mogelijk. In Nederland en Scandinavië bijvoorbeeld, fungeren managers juist als facilitator. Deze manier van werken is ook niet geschikt bij virtuele teams en kan leiden tot misverstanden en interpretatiefouten.
In een ideale situatie zoekt men de juiste balans tussen deze twee leiderschapsstijlen, waarbij een manager de leiding neemt en vertrouwen wekt, maar ook anderen vertrouwt in het delegeren naar collega’s.
2. Aandacht voor de communicatiestijl
Een expliciete communicatiestijl is nodig om internationale teams effectief te leiden. De manager dient alles duidelijk en gedetailleerd uit te leggen. Het is van belang dat iedereen begrijpt wat de gemeenschappelijke doelen zijn, welke taken er uitgevoerd moeten worden, wie wat doet, wie er geïnformeerd moet worden, door wie, hoe vaak en hoe. Om verwarring te voorkomen, moet de manager daarom buitengewoon duidelijke instructies geven.
3. Het sturen van cultuurverschillen
Als het om een multicultureel virtueel team gaat, komt er nog een probleem om de hoek kijken: opvattingen over tijd, hiërarchie, conflicthantering, communicatie etc. kunnen per cultuur anders zijn. Wanneer een Duitse projectleider een deadline stelt voor zijn of haar Indiase teamleden over de levering van software, dient deze leider zich bewust te zijn van alle culturele factoren die het behalen van deze deadline in gevaar kunnen brengen.
Iets wat goed werkt in de ene cultuur, kan in een andere cultuur bijvoorbeeld als ongepast worden beschouwd. Deze verschillen kunnen leiden tot misverstanden en irritaties. Daarom is het belangrijk om kennis op te doen van de cultuur van de teamleden en afspraken te maken met hun toestemming. Het doel is namelijk om het werk samen uit te voeren en een soort gemeenschappelijke cultuur, dat gebaseerd is op synergie en aanvulling, onder de teamleden te creëren.
Rekening houdend met culturele verschillen, moeten er nieuwe regels worden gesteld aangaande:
- Besluitvorming
- Communicatiestijl- en methode
- Deadline management
- Feedback
De mogelijke gevolgen van het niet-toepassen van deze regels moeten ook duidelijk uiteen worden gezet. Het moet duidelijk zijn welke rol iemand heeft, want met intercultureel werken is er geen ruimte voor onzekerheid. Wanneer iedereen de regels kent, is het de taak van de manager om te controleren of deze ook goed worden uitgevoerd.
4. Het organiseren van virtuele meetings
Regelmatige videoconferenties zijn essentieel voor teambuilding, zelfs als alles op rolletjes lijkt te lopen. De manager moet zich richten op dingen die goed gaan en streven naar een positieve teamspirit. Successen van de groep kunnen gevierd worden.
Deze meetings moeten kansen bieden om ervaringen met elkaar te delen en problemen te bespreken. Ook kunnen ze simpelweg dienen om met elkaar te kletsen, net zoals traditionele teamleden ook hun “koffie-automaatpraatje” hebben. Dit creëert een groepsgevoel en zorgt voor een stabiele werkrelatie. Als teamleden elkaar beter kennen, ondanks dat ze elkaar niet persoonlijk kunnen ontmoeten, zal dat resulteren in meer vertrouwen, een echte teamspirit en meer succes.
Volg een training Leiderschap in internationale teams
Een intercultureel team vraagt om toegespitst leiderschap. In samenwerking met onze partner Akteos hebben wij een training samengesteld speciaal voor managers en leidinggevenden van internationale, gemengde teams. Deze training bestaat uit een combinatie van een taal- en een cultuurtraining.
Deze blog verscheen eerder bij onze partner Akteos.
