rituelen om te onthouden.

Risico’s en conflicten uit de weg gaan, hiërarchie, regels toepassen, indirect, aandacht voor details … Dit zijn een aantal algemene Japanse kenmerken die in het onderbewustzijn van Japanners zijn ingebed en die hun gedrag beïnvloeden.

Ik krijg – in mijn rol als onafhankelijk consultant voor Akteos – veel vragen over de Japanse bedrijfscultuur. Deze is vrijwel het tegenovergestelde van de Nederlandse cultuur. Daarom deel ik enkele ‘rituelen’ uit het Japanse bedrijfsleven die van pas komen als u uw Japanse zakelijke relaties (op uw kantoor) verwelkomt.

1. Ritueel van de voorbereiding 準備

Japanners zijn van nature risicomijdend. Daarom vinden zij goede voorbereiding heel belangrijk en bereiden ze graag alles tot in de puntjes voor.

• Fouten en valkuilen vermijden. Goede voorbereiding draagt bij aan een succesvol en onberispelijk resultaat.
• Investering. Japanners steken veel tijd en energie in de voorbereiding, van het dragen van een Kimono, het maken van Sushi tot het zakendoen aan toe!
• Goed georganiseerd. Japanners doen er alles aan om goed georganiseerd, op tijd klaar en voorbereid te zijn op het bezoek.
• Details. Ze zullen vragen om informatie en details met betrekking tot het onderwerp van vergaderingen en een doordacht schema van de dag. In dit tijdperk van digitale transformatie kiezen veel professionals voor Business Agility (wendbaarheid).
• Goede basis leggen. De Japanse voorbereiding kan op Nederlanders overkomen als lastig en teveel van het goede. Maar door tijdig op hun verzoek te reageren, bespaart u veel tijd en zorgt u voor een goede basis om later vlot zaken te doen.

Tip: Extra informatie geven tijdens de voorbereiding

Japanners waarderen het enorm als u achtergrond informatie geeft over uw bedrijfscultuur, de kledingvoorschriften op kantoor (formeel, informeel), de omgeving (bezienswaardigheden, mogelijkheden) en het weer. Op die manier worden verrassingen beperkt en weten uw Japanse relaties wat ze kunnen verwachten!

2. Ritueel van begroeting 挨 拶

In Japan is het ‘visitekaartjesritueel’ een zeer gewaardeerde manier van zakendoen. Hierbij wordt de tijd genomen om jezelf voor te stellen door een visitekaartje in twee handen te presenteren en te ontvangen, vergezeld van een lichte buiging en enkele momenten van stilte.

• Vertrouwen opbouwen. Het visitekaartjesritueel is hét moment om vanuit het hart contact te maken met uw zakenrelaties en snel vertrouwen op te bouwen.
• Respectvol. De Japanners behandelen visitekaartjes met respect. Het is als het ware een verlengstuk van jezelf, op het kaartje staan uw naam, positie en bedrijfsnaam.
• Neem de tijd. Als u uw visitekaartje niet bij u hebt, is dat niet erg. Neem wel echt de tijd om het visitekaartje van uw zakenrelatie te ontvangen en ook uzelf voor te stellen.

Tip: Profiteer van het moment van begroeting, dé manier om snel verbinding te maken

Als u dit begroetingsritueel met volledige aandacht en goede intentie doet, zult u de goede sfeer tijdens deze ceremoniële uitwisseling voelen. Dit ritueel schept ‘Vertrouwen op het eerste gezicht’ en u zaait voor een goede relatie!

3. Ritueel van maaltijden 食 事

Of het nu ontbijt, lunch of diner betreft, van een klein eenvoudig gerecht tot een gastronomische avonddis, Japanners scheppen er plezier in om een maaltijd te nuttigen.

• Kwaliteit boven kwantiteit. Of het nu een snelle maaltijd is of niet, het moet iets zijn om naar uit te kijken. In Japan geniet men tijdens de lunch bijvoorbeeld van een ‘Bento-lunchbox’. Dit is kunst van voedsel: rijst met kunstzinnig gearrangeerde kleine porties vlees, vis en groente.
• Duur van de lunch. Een lunchpauze van een uur is normaal.
• Lokale specialiteiten. Wanneer uw Japanse zakenrelaties op bezoek komen, kijken ze waarschijnlijk uit naar de lunch en zijn ze nieuwsgierig naar de lokale specialiteit. Deze proberen ze graag uit.

Tip: Samen de eetcultuur delen verbindt

Om goede zaken te doen is het belangrijk om de tijd te nemen voor een maaltijd. Samen eten en je eetcultuur delen, is het moment waarop u zich kunt verbinden met Japanners.

4. Ritueel van een aandenken (souvenir) お土産

De Kunst van het geven van een geschenk is een belangrijk onderdeel van de Japanse cultuur, vooral het meebrengen van een souvenir bij een bezoek.

• Een gebaar van waardering en dankbaarheid. In een zakelijke relatie is het waarschijnlijk dat de Japanners een klein geschenkje meebrengen, zoals mooi ingepakte koekjes om op kantoor uit te kunnen delen aan uw collega’s.
• Openen van een geschenk. Vraag toestemming om het presentje te openen en rol het papier voorzichtig af. Scheur het nooit ruw eraf, want de verpakking is ook een deel van het geschenk. Behandel het geschenk voorzichtig.

Tip: Kies een geschenkje met beleid

Als blijk van het starten of verdiepen van uw zakelijke relatie kiest u bijvoorbeeld voor een mooie doos met koekjes, chocolade of een lokale specialiteit. Zorg ervoor dat uw presentje met zorg is ingepakt.

Deze blog verscheen eerder bij onze partner Akteos.